Kepemimpinan Proyek dan Tim Proyek Berkualitas Tinggi

Suatu kenyataan yang sering terjadi bahwa hanya tim proyek tertentu yang dapat menyelesaikan proyek yang sulit dengan hasil yang baik. Suatu indikator yang sering dipakai pula bahwa apabila tim proyek terlihat solid dan bekerja dengan baik, maka tingkat keberhasilan proyek juga akan tinggi. Ada apa dengan tim itu hingga mampu menyelesaikan segala masalah proyek? Apakah kemampuan individu tim yang memang tinggi atau yang lain? Lalu apa hubungannya dengan kepemimpinan proyek? Tulisan berikut akan mengupas lebih jauh mengenai fenomena ini.

Tim yang efektif menghasilkan kualitas produk yang tinggi dan sukses terhadap banyak kesulitan dalam kultur yang berbeda. Anggota tim saling membantu menyelesaikan masalah, dan ikut merasa bertanggung jawab atas hasil yang dicapai oleh tim. Tim yang efektif memiliki beberapa karakteristik orientasi tugas dan orientasi orang. Beberapa contoh atas karakteristik tugas adalah:

• Komitmen atas sukses secara teknis
• Tepat waktu, dan performa biaya yang tinggi
• Komit untuk menghasil produk berkualitas tinggi
• Inovatif dan kreatif
• Fleksibel dan keinginan untuk berubah
• Kemampuan untuk memprediksi suatu kecenderungan

Sedangkan contoh atas karakteristik yang beroirentasi orang adalah:

• Keterlibatan yang tinggi, ketertarikan terhadap pekerjaan, dan energi yang tinggi
• Kemampuan untuk mengatasi konflik
• Komunikasi yang baik
• Semangat tim yang baik
• Saling percaya
• Pengembangan diri atas anggota tim
• Keterlibatan secara organisasi yang efektif
• Kebutuhan yang tinggi atas keberhasilan dan pertumbuhan

Tim yang efektif terdiri atas kumpulan orang-orang yang bekerja secara individual, fleksibel, commit untuk meningkatkan sasaran umum, bekerja dengan baik secara bersama dan menikmati itu, dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi. Tim yang efektif dapat dengan mudah mengenali rintangan dan kemudian mengembangkan dan melaksanakan tindakan untuk menghilangkan rintangan tersebut. Sedemikian terbukti bahwa “Teamwork can make ordinary people produce extraordinary results”

Membangun tim proyek yang efektif adalah tugas utama Manajer proyek. Membangun tim adalah proses transformasi suatu grup individu-individu dengan ketertarikan, latar belakang, dan keahlian yang berbeda menjadi suatu unit kerja yang terintegrasi dan efektif. Ini merupakan suatu proses perubahan (change process). Dalam proses transformasi ini tujuan dan tenaga semua anggota tim digabung dan mendukung sasaran tim. Proses membangun tim penting untuk semua tipe proyek tapi akan bervariatif dalam kompleksitas tergantung pada kondisi dan ukuran proyek. Dalam proses membangun tim, tim proyek harus menjawab 10 pertanyaan, yaitu:

1.      Apa yang kita lakukan di sini?

2.      Bagaimana kita mengatur kita sendiri?

3.      Siapa yang berperan?

4.      Apa aturan, tanggung jawab dan hubungan?

5.      Siapa yang peduli terhadap kesuksesan kita?

6.      Bagaiman kita menyelesaikan masalah dan konflik?

7.      Bagaimana performa diukur?

8.      Bagaimana penghargaan diukur?

9.      Bagaimana kita cocok dengan kelompok yang lain?

10.  Apa keuntungan dari kebutuhan anggota tim terhadap tim?

Pertanyaan-pertanyaan itu tidak muncul pada waktu yang diperkirakan dan tertentu dan tidak perlu dijawab dalam tiap langkah proses. Dalam praktiknya, isu ini terjadi dan diselesaikan setiap muncul atau menjadi rintangan yang signifikan ke anggota tim. Tim proyek menjadi lebih kuat, dan menjadi tim berperforma tinggi jika sukses melewati halangan itu. Membangun tim melibatkan semua kesulitan dan rintangan hingga kelompok kerja menjadi berperforma tinggi dan efektif. Satu karakter terpenting dalam proses membangun tim adalah bahwa semua masalah diselesaikan oleh anggota tim itu sendiri.

Semua tim berproses dalam lima tahap pengembangan, yaitu:

1. Forming (Testing)
2. Storming (infighting) atau masa terjadinya konflik
3. Norming (getting organized). Fase mulai pembentukan
4. Performing (mature closeness). Fase tim mulai memberikan produk dengan performa tinggi
5. Adjourning (re-forming). Pemisahan pasca performing phase.

Tim juga mengikuti suatu urutan pengembangan spesifik yang memiliki tiga karakteristik, yaitu:

1. Cyclical. Semua tahap terjadi secara natural. Berapa lama suatu tim berada pada suatu tahap tertentu tergantung pada dinamika tim, ukuran tim, dan kepemimpinan tim
2. Developmental. Ada beberapa isu dan tantangan pada masing-masing fase yang harus diselesaikan sebelum tim masuk pada fase berikutnya.Kecepatan tim untuk melewati fase demi fase tergantung pada tingkat kedewasaan anggota tim, keahlian fasilitasi pemimpin tim, dan komitmen untu mencapai tujuan bersama.
3. Thematic. Ada beberapa tema dan perilaku yang saling berhubungan untuk masing-masing fase. Tema terbagi dalam dua kategori utama yaitu mereka tergolong task-oriented dan mereka yang tergolong relationship-oriented.

Fase	Keahlian Manajemen	Kualitas kepemimpinan	Perilaku tugas dan hubungan	Hasil tugas dan hubungan	Tema
Form	Organisasi Pengajaran Pengaturan tanggung jawab Pengaturan standart Pengaturan target	Terbuka dan jujur Mengajukan Visi dan misi Berorientasi solusi Dapat dipercaya Mendengarkan	Ketergantungan, Orientasi	Komitmen Penerimaan	Kesadaran / orientasi
Storm	Konseling Aktif mendengar Ketegasan Analisa tugas Penilaian performance Manajemen konflik	Sabar Fleksibel Kreatif Pemikir yang kaleidoskopis	Perlawanan, Permusuhan	Tujuan Kepemilikan	Konflik / Kendali
Norm	Komunikasi Memberi umpan balik membangun Penegasan Bimbingan	Bercerita lucu Humoris Pengembangan usaha Jaringan	Komunikasi, Penyatuan	Keterlibatan Dukungan	Kerjasama
Perform	Membangun konsensus Penyelesaian masalah Pengambilan keputusan Memberi penghargaan	Mengelola dengan melihat sekitarnya Mendelegasikan pekerjaan Melatih Melihat masa depan Juara	Pemecahan masalah, Kebebasan	Kesuksesan Sinergi	Produktifitas
Adjourn / Reform	Proses evaluasi Proses tinjau ulang Proses Peningkatan	Perayaan	Penutupan Perayaan	Penghargaan Kepuasan	Perpisahan

Tabel di atas menunjukkan lima tahap pengembangan tim. Manajer proyek harus mempelajari keahlian membangun tim untuk membawa anggotanya dengan mulus melewati tiap fase hingga tim dapat memberikan performa yang tinggi. Di sinilah peranan Manajer proyek dalam membentuk atau membangun tim yang berperforma tinggi sehingga mampu menjawab segala tantangan proyek. Ingatlah bahwa perubahan perilaku datang dari perubahan kecil. Jika Anda ingin mengubah perilaku tim agar memiliki perilaku yang baik dalam konteks teamwork, mulailah dengan langkah kecil.